Versie: 5 september 2026

Bij Mina Studios hechten wij veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens.

Hooq BV, handelend onder de handelsnaam Mina Studios, verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” of “GDPR”), de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming en andere toepasselijke regelgeving.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Hooq BV
Handelend onder de handelsnaam Mina Studios

Doornstraat 11
3600 Genk
België

Ondernemingsnummer / BTW-nummer: BE 1039.809.217

E-mail: info@minastudios.be
Telefoon: +32 483 66 96 10
Website: www.minastudios.be

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie met Mina Studios en de gebruikte diensten kunnen wij onder meer volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;

• adresgegevens;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• facturatiegegevens;

• ondernemingsgegevens;

• BTW-nummer;

• betalings- en transactiegegevens;

• informatie over een huwelijk, evenement, fotosessie of productie;

• datum, tijdstip en locatie van een opdracht;

• communicatie via e-mail, telefoon, WhatsApp, sociale media of andere communicatiekanalen;

• offertes, overeenkomsten en opdrachtgegevens;

• voorkeuren en instructies met betrekking tot een opdracht;

• foto’s en videobeelden waarop personen herkenbaar zijn;

• stem- en audiogegevens wanneer audio wordt opgenomen;

• eventuele namen of informatie over personen die deelnemen aan een evenement of productie;

• IP-adres;

• browser- en apparaatgegevens;

• gegevens verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën;

• gegevens betreffende het gebruik van onze website;

• andere persoonsgegevens die vrijwillig aan Mina Studios worden verstrekt en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de gevraagde dienstverlening.

Wij streven ernaar uitsluitend persoonsgegevens te verwerken die relevant en noodzakelijk zijn voor het beoogde doel.

3. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van de betrokkene;

• via een offerte- of contactformulier;

• via e-mail, telefoon of WhatsApp;

• tijdens een fotosessie, videoproductie, huwelijk of evenement;

• via een opdrachtgever of organisator;

• via sociale media;

• via onze website;

• via zakelijke partners of leveranciers wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht;

• via publiek beschikbare professionele bronnen wanneer dit gerechtvaardigd en wettelijk toegestaan is.

Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks bij de betrokkene werden verkregen, verwerken wij deze uitsluitend voor zover daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor onder meer de volgende doeleinden:

4.1. Offertes en aanvragen

Voor:

• beantwoorden van aanvragen;

• opstellen en opvolgen van offertes;

• plannen van gesprekken;

• controleren van beschikbaarheid;

• voorbereiden van een eventuele overeenkomst.

4.2. Uitvoering van overeenkomsten

Voor:

• fotografie;

• videografie;

• planning van producties;

• communicatie met opdrachtgevers;

• uitvoering van huwelijksreportages;

• uitvoering van evenementen en commerciële producties;

• selectie en nabewerking van beeldmateriaal;

• levering van foto’s en video’s;

• productie van albums en andere producten.

4.3. Administratie en facturatie

Voor:

• facturatie;

• boekhouding;

• betalingsopvolging;

• wettelijke administratie;

• fiscale verplichtingen;

• behandeling van eventuele geschillen.

4.4. Klantenservice en communicatie

Voor:

• beantwoorden van vragen;

• versturen van praktische informatie;

• opvolging van opdrachten;

• behandelen van klachten;

• ondersteuning na levering.

4.5. Beveiliging en bescherming van rechten

Voor:

• voorkomen van fraude of misbruik;

• beveiligen van onze systemen;

• bewaken van juridische rechten;

• bewijsvoering bij geschillen;

• invordering van openstaande bedragen.

4.6. Marketing

Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor directe marketing wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Wanneer toestemming vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd.

De betrokkene kan zich te allen tijde verzetten tegen direct marketing.

4.7. Portfolio en publicatie van beeldmateriaal

Herkenbare foto’s en video’s kunnen uitsluitend worden gebruikt voor portfolio-, website-, socialmedia-, advertentie- of andere promotionele doeleinden wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Wanneer toestemming vereist is, wordt deze afzonderlijk gevraagd.

5. Rechtsgronden

Mina Studios verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

5.1. Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer verwerking noodzakelijk is om:

• een overeenkomst uit te voeren;

• een opdracht voor te bereiden;

• op verzoek van een potentiële opdrachtgever stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst.

5.2. Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor:

• boekhouding;

• facturatie;

• fiscale verplichtingen;

• andere wettelijke bewaarplichten.

5.3. Gerechtvaardigd belang

Mina Studios kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang, waaronder:

• bedrijfsadministratie;

• beveiliging;

• klantenbeheer;

• juridische bewijsvoering;

• fraudepreventie;

• bescherming van onze rechten.

Daarbij worden steeds de belangen en fundamentele rechten van de betrokkene afgewogen.

5.4. Toestemming

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde:

• marketingcommunicatie;

• nieuwsbrieven;

• niet-noodzakelijke cookies;

• promotionele publicatie van herkenbaar beeldmateriaal,

kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken.

De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6. Foto’s, video’s en portretrecht

Foto’s en video’s waarop personen herkenbaar zijn, kunnen persoonsgegevens vormen.

Mina Studios verwerkt dergelijk beeldmateriaal onder meer voor de uitvoering van fotografie- en videodiensten.

Het maken van een opname en het openbaar publiceren ervan zijn afzonderlijke verwerkingen.

Wanneer voor publicatie van herkenbaar beeldmateriaal toestemming of een andere specifieke rechtsgrond vereist is, zal Mina Studios hiermee rekening houden.

Voor particuliere opdrachten kan afzonderlijke toestemming worden gevraagd voor gebruik voor onder meer:

• portfolio;

• website;

• Instagram;

• Facebook;

• TikTok;

• andere sociale media;

• advertenties;

• brochures;

• drukwerk;

• wedstrijden;

• tentoonstellingen.

7. Minderjarigen

Bij de verwerking en publicatie van herkenbaar beeldmateriaal van minderjarigen wordt bijzondere zorgvuldigheid toegepast.

Wanneer toestemming vereist is, wordt rekening gehouden met de toepasselijke regels en met de persoon of personen die wettelijk bevoegd zijn deze toestemming te verlenen.

Bij twijfel kan Mina Studios beslissen om herkenbaar beeldmateriaal van een minderjarige niet voor promotionele doeleinden te gebruiken.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Mina Studios verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, bedrijfsvoering of naleving van wettelijke verplichtingen.

Dit kan onder meer gaan om:

• boekhouder en accountants;

• IT- en hostingproviders;

• cloud- en opslagproviders;

• galerij- en leveringplatformen;

• fotografen en videografen die aan een opdracht meewerken;

• editors en andere onderaannemers;

• album- en drukwerkleveranciers;

• betalingsdienstverleners;

• softwareleveranciers;

• juridische of professionele adviseurs;

• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij delen uitsluitend persoonsgegevens die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor het betrokken doel.

Wanneer een derde persoonsgegevens namens Hooq BV verwerkt als verwerker, worden de wettelijk vereiste afspraken gemaakt overeenkomstig de AVG.

Niet iedere derde waarmee gegevens worden gedeeld is noodzakelijkerwijze een verwerker; bepaalde partijen kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

9. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige leveranciers of digitale diensten kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat overeenkomstig de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;

• andere wettelijk toegestane waarborgen.

Voor meer informatie over relevante internationale doorgiften kan contact worden opgenomen via info@minastudios.be.

10. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij werden verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten en mogelijke juridische aanspraken.

In beginsel gelden onder meer volgende termijnen of criteria:

10.1. Offerte- en aanvraaggegevens

Gegevens van aanvragen die niet leiden tot een opdracht worden gedurende een beperkte periode bewaard voor administratieve opvolging, tenzij een langere bewaring noodzakelijk of gerechtvaardigd is.

10.2. Klant- en projectgegevens

Klant- en projectgegevens kunnen worden bewaard gedurende de periode die redelijkerwijze noodzakelijk is voor klantenbeheer, opvolging van de opdracht, juridische bewijsvoering en eventuele geschillen.

10.3. Facturatie- en boekhoudgegevens

Deze gegevens worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijnen die op Hooq BV van toepassing zijn.

10.4. Foto- en videobestanden

De bewaartermijn van foto- en videobestanden kan verschillen van de bewaartermijn van administratieve persoonsgegevens.

Definitieve of ruwe projectbestanden worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke overeenkomst en de operationele bewaartermijnen van Mina Studios.

Mina Studios garandeert geen onbeperkte archivering van beeldmateriaal.

10.5. Marketinggegevens

Gegevens die uitsluitend op toestemming voor marketing worden verwerkt, worden bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken of totdat de gegevens niet langer noodzakelijk zijn.

10.6. Geschillen

Wanneer gegevens noodzakelijk zijn voor een bestaand of redelijkerwijze te verwachten juridisch geschil, kunnen zij gedurende de noodzakelijke verjarings- of proceduretermijn worden bewaard.

11. Beveiliging

Mina Studios neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• ongeoorloofde toegang;

• verlies;

• misbruik;

• wijziging;

• vernietiging;

• ongeoorloofde verspreiding.

Afhankelijk van de aard van de gegevens kunnen onder meer worden toegepast:

• toegangsbeveiliging;

• sterke wachtwoorden;

• toegangsbeperkingen;

• beveiligde opslag;

• back-ups;

• beveiligde cloudoplossingen;

• software- en systeemupdates.

Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute beveiliging garanderen.

12. Cookies en vergelijkbare technologieën

De website van Mina Studios kan gebruikmaken van cookies, pixels en andere vergelijkbare technologieën.

Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen:

12.1. Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website technisch correct te laten functioneren.

Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist voor zover dit volgens de toepasselijke wetgeving is toegestaan.

12.2. Functionele cookies

Deze cookies ondersteunen bepaalde functionaliteiten en voorkeuren van de website.

12.3. Analytische cookies

Analytische technologieën kunnen worden gebruikt om inzicht te verkrijgen in het gebruik en de prestaties van de website.

Wanneer daarvoor toestemming vereist is, worden deze technologieën pas geactiveerd nadat toestemming werd gegeven.

12.4. Marketing- en trackingcookies

Mina Studios kan, indien daadwerkelijk geïnstalleerd, marketing- of trackingtechnologieën gebruiken zoals bijvoorbeeld:

• Meta Pixel;

• Google Ads;

• andere advertentie- of retargetingtechnologieën.

Niet-noodzakelijke marketing- en trackingtechnologieën worden uitsluitend geplaatst wanneer daarvoor een geldige toestemming werd verkregen.

12.5. Cookievoorkeuren

Bij het eerste bezoek kan de bezoeker via een cookiebanner zijn voorkeuren instellen.

De toestemming voor niet-noodzakelijke cookies moet ook opnieuw kunnen worden ingetrokken of aangepast.

Meer gedetailleerde informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies, hun doeleinden, aanbieders en bewaartermijnen kan worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid.

13. Sociale media en externe platformen

Wanneer een betrokkene contact opneemt met Mina Studios via sociale media of wanneer inhoud via dergelijke platformen wordt bekeken of gedeeld, kunnen ook de betrokken platformaanbieders persoonsgegevens verwerken.

Dit kan onder meer betrekking hebben op platformen zoals:

• Instagram;

• Facebook;

• TikTok;

• WhatsApp;

• andere sociale mediaplatformen.

Deze platformen hebben eigen privacyvoorwaarden en kunnen voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

14. Rechten van betrokkenen

Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke rechtsgrond heeft de betrokkene onder de AVG onder meer het recht op:

• informatie over de verwerking;

• inzage in persoonsgegevens;

• een kopie van persoonsgegevens;

• verbetering van onjuiste persoonsgegevens;

• aanvulling van onvolledige persoonsgegevens;

• verwijdering van persoonsgegevens wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;

• beperking van de verwerking;

• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

• overdraagbaarheid van gegevens wanneer dit wettelijk van toepassing is;

• intrekking van toestemming;

• bezwaar tegen direct marketing.

Niet ieder recht is in iedere situatie absoluut van toepassing.

Sommige gegevens kunnen bijvoorbeeld niet onmiddellijk worden verwijderd wanneer Mina Studios wettelijk verplicht is deze te bewaren of wanneer zij noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

15. Uitoefenen van rechten

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar:

info@minastudios.be

Vermeld voldoende informatie om het verzoek correct te kunnen behandelen.

Indien noodzakelijk om ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen, kan Mina Studios aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren.

Wij beantwoorden geldige verzoeken in beginsel binnen één maand na ontvangst.

Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijkertijd worden ontvangen, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee bijkomende maanden worden verlengd.

De betrokkene wordt in dat geval binnen de eerste maand geïnformeerd over de verlenging en de reden daarvoor.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

Mina Studios neemt in beginsel geen besluiten met juridische of vergelijkbaar significante gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

Indien dit in de toekomst zou veranderen, wordt deze privacyverklaring aangepast overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

17. Klacht bij de toezichthoudende autoriteit

Wanneer iemand van mening is dat Mina Studios zijn of haar persoonsgegevens niet correct verwerkt, kan eerst contact worden opgenomen via:

info@minastudios.be

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Voor België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

18. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Mina Studios kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer:

• onze dienstverlening verandert;

• gebruikte systemen of leveranciers veranderen;

• wettelijke verplichtingen wijzigen;

• nieuwe verwerkingen worden ingevoerd.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd.

Bij belangrijke wijzigingen kan aanvullende informatie worden verstrekt wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.

19. Contact

Hooq BV
Handelend onder de handelsnaam Mina Studios

Doornstraat 11
3600 Genk
België

Ondernemingsnummer / BTW-nummer: BE 1039.809.217

E-mail: info@minastudios.be
Telefoon: +32 483 66 96 10
Website: www.minastudios.be